Solution express Services

Le premier projet PME dans le secteur des services remonte à l'origine de l'entreprise. A cette époque les démarches de mise en oeuvre d'ERP préconfigurés n'existaient pas. Néanmoins, une équipe de consultants PM a réussi à mettre en oeuvre une application SAP complète en moins d'un an pour gérer l'activité du LCIE, filiale du Bureau Veritas. Toutes les activités de l'entreprise ont été mises en oeuvre dans SAP par l'intermédiare d'une gestion à l'affaire supportant en temps réel l'ensemble des processus permettant de piloter efficacement l'entreprise : gestion des devis, offres, configuration des essais, suivi des temps à l'affaire ou au projet, sous-traitance, facturation des analyses, redevances annuelles, cutoff périodique des projets, gestion analytique et controlling. PM a ensuite pu développer une offre pré-packagé, totalement prête à l'emploi, sur la base de muliples expériences et de l'adoption interne de la solution.

  • Cible
    La solution eXpress Services s’adresse aux entreprises de service dont le métier est délivrer des prestations qui seront facturées sur la base d'une unité d'œuvre temporelle, d’un forfait ou d’un tarif. eXpress Services cible les sociétés du mid-market qui interviennent dans les domaines du conseil et des prestations de service ainsi que dans d’autres environnements : laboratoires d’analyse, bureaux d'études, services à la personne,...
    Les bénéfices attendus de la mise en œuvre de ces nouvelles solutions peuvent être présentés ainsi :
    • Disposer de flux métiers sécurisés autour de la gestion des temps.
    • Disposer d'un outil de gestion prévisionnelle des affectations de ressources.
    • Gérer différents cas de gestion : régie, forfaits, sous-traitance, produits annexes,..
    • Facturer selon différents modes : en régie, en régie forfaitée, selon un échéancier de facturation, à la validation de l’exécution de la prestation.
    • S’appuyer sur un back office de gestion simple et robuste.
    • Analyser et diffuser des synthèses de gestion en temps réel et de manière flexible.
  • Contenu
    La solution préconfigurée eXpress Services constitue une offre qui peut être délivrée de plusieurs façons : elle peut servir d’accélérateur à un projet de mise en œuvre traditionnel. Elle peut également être implémentée en mode "prêt à l'emploi" moyennant quelques ajustements de paramétrage liés au contexte de l’entreprise. Son contenu se concentre sur les processus suivants :
    • Gestion des temps et des frais (application mobile, web, ...). Une fois intégrés dans SAP, plusieurs étapes s’enchaînent : contrôle, diffusion aux responsables, ajustements éventuels puis validation définitive.
    • Gestion de la sous-traitance. Le flux traditionnel « purchase to pay » est intégré au contexte de gestion des temps : gestion des commandes de sous-traitance, saisie des temps des sous-traitants, validation des temps pour réceptionner les prestations, contrôles factures et règlements.
    • Gestion de la facturation. Sur la base des temps et des frais validés, des propositions de facturation sont générées automatiquement qui peuvent être ajustées avant comptabilisation définitive. Différents modes de facturation sont pris en compte allant de la pure régie au forfait avec calcul de marge à l’avancement.
    • Gestion financière et du reporting métier. Les éléments issus des cycles métiers sont disponibles au travers d’indicateurs clés au sein des outils décisionnels de SAP S4/HANA ; les marges missions intègrent la prise en compte des frais indirects.
  • Bénéfices
    Le plus simple pour se rendre compte de la valeur ajoutée de cette nouvelle solution PM consiste à analyser le cas IFBM-Qualtech. SAP eXpress Services a été mis en oeuvre dans cette PME spécialisée dans le développement des activités de recherche et d’analyse en lien avec l’industrie agroalimentaire. Le projet a été mené en 3 mois pour les processus Ventes, y compris la sous-traitance, les achats de matériels et de consommables de laboratoire, le suivi des temps pour les programmes de recherche, la comptabilité et le contrôle de gestion. La solution est interfacée avec des systèmes de gestion des laboratoires (LIMS : Laboratory Information Management System) où sont initiés les flux. Les gains immédiats sont la réduction significative des délais de facturation, la mise sous contrôle complète des processus de backoffice, la fiabilité, la productivité et le pilotage avec une vision 360°. Au-delà, l’utilisation d’eXpress Services a permis une rationalisation et une harmonisation des modes de fonctionnement au sein d'un groupe en fort développement